Autorisations spéciales d’absence 2027 : ce qui change dans la fonction publique.

Depuis le 1er septembre 2025, le Passeport de prévention est devenu une nouvelle obligation à intégrer dans l'organisation de nombreux organismes de formation proposant des formations en santé et sécurité au travail.

L'objectif est de centraliser les formations, attestations et justificatifs obtenus par les travailleurs afin d'améliorer la traçabilité de leurs compétences en matière de prévention des risques professionnels.

En 2026, le dispositif poursuit son déploiement avec une évolution importante : depuis le 9 juillet 2026, les organismes de formation peuvent également effectuer leurs déclarations en masse à l'aide d'un fichier CSV.

Qu'est-ce que le Passeport de prévention ?

Le Passeport de prévention est un dispositif destiné à regrouper les informations relatives aux formations suivies par un travailleur dans le domaine de la santé et de la sécurité au travail.

Il permet notamment de conserver une trace des formations et des compétences acquises en matière de prévention des risques professionnels.

Le dispositif concerne plusieurs acteurs :

  • les travailleurs ;
  • les employeurs ;
  • les organismes de formation.

Les organismes de formation jouent un rôle essentiel puisqu'ils alimentent le Passeport avec les informations relatives aux formations qu'ils ont dispensées.

Une obligation de déclaration pour les organismes de formation

Depuis le 1er septembre 2025, les organismes de formation sont progressivement soumis à une obligation de déclaration des formations concernées par le Passeport de prévention.

Durant la première phase de déploiement, l'obligation a notamment concerné les formations obligatoires encadrées par la réglementation ainsi que les formations obligatoires nécessaires pour occuper certains postes exigeant une autorisation ou une habilitation de l'employeur.

Le calendrier de déploiement a ensuite été progressivement élargi.

 

Pour un organisme de formation proposant des actions dans le domaine de la santé et de la sécurité au travail, le Passeport de prévention devient donc une nouvelle étape administrative à intégrer dans le suivi des sessions de formation.

Quelles informations doivent être déclarées ?

Les organismes de formation doivent déclarer les attestations de formation et les justificatifs de réussite correspondant aux formations en santé et sécurité au travail entrant dans le champ du dispositif.

Cette déclaration permet d'associer la formation suivie au parcours du travailleur concerné.

L'organisme doit donc veiller à la fiabilité des 

informations transmises : une erreur dans l'identification d'un stagiaire, d'une formation ou d'une session peut empêcher le traitement correct de la déclaration.

Comment effectuer une déclaration ?

Deux méthodes sont désormais proposées aux organismes de formation.

1. La saisie directement en ligne

Pour une session comprenant de 1 à 50 personnes à déclarer, l'organisme peut effectuer sa déclaration directement sur le portail du Passeport de prévention.

Cette solution est particulièrement adaptée aux organismes réalisant un nombre limité de déclarations.

2. L'import en masse avec un fichier CSV

Depuis le 9 juillet 2026, une fonctionnalité d'import en masse est disponible.

Elle permet de transmettre plusieurs déclarations simultanément à partir d'un fichier au format CSV.

Cette solution est particulièrement intéressante lorsqu'un organisme gère un volume important de stagiaires ou plusieurs sessions de formation.

Le portail officiel met à disposition une trame de fichier CSV ainsi qu'un guide permettant de préparer correctement les données.

Attention à la conformité du fichier CSV

L'import en masse facilite considérablement les démarches, mais il nécessite de respecter précisément la structure demandée par le Passeport de prévention. Le fichier doit être complété conformément à la trame officielle.

Après son dépôt, plusieurs statuts peuvent apparaître :

« Traité avec succès » : les données ont été correctement intégrées. Il est donc essentiel de contrôler les données avant l'envoi et de consulter l'accusé de traitement après chaque import.

« Traité avec erreurs » : certaines informations doivent être corrigées avant un nouvel import.

« Rejeté » : le fichier ne peut pas être traité et doit être vérifié.

Pourquoi cette nouvelle obligation est-elle importante ?

Le Passeport de prévention ne constitue pas uniquement une formalité administrative supplémentaire.

Il poursuit plusieurs objectifs :

  • améliorer la traçabilité des formations en santé et sécurité au travail ;
  • permettre aux travailleurs de retrouver plus facilement les formations suivies ;
  • faciliter le suivi des compétences par les employeurs ;
  • éviter certaines formations inutilement répétées ;
  • améliorer la prévention des risques professionnels.

Pour les organismes de formation, cette évolution implique cependant une adaptation des procédures administratives.

Quels changements pour l'organisation d'un organisme de formation ?

Le Passeport de prévention nécessite désormais d'intégrer la déclaration dans le processus de gestion d'une formation.

L'organisme doit notamment anticiper :

  • la collecte des informations nécessaires concernant les stagiaires ;
  • la vérification des données avant transmission ;
  • la conservation des informations relatives aux sessions ;
  • le suivi des déclarations effectuées ;
  • la correction éventuelle des fichiers rejetés ou comportant des erreurs.

Pour les organismes réalisant de nombreuses formations en santé et sécurité, il peut être pertinent d'adapter leur logiciel de gestion afin de faciliter la génération des fichiers nécessaires à l'import.

Des délais spécifiques pendant la période de déploiement

Le calendrier du Passeport de prévention comporte plusieurs étapes et des dispositions transitoires ont été prévues.

Le décret du 12 juin 2026 a notamment modifié certains délais afin d'accompagner la montée en charge du dispositif.

À titre d'exemple, les formations concernées terminées entre le 1er et le 30 septembre 2025, ou dont la validité du justificatif de réussite commence pendant cette période, doivent être déclarées par l'organisme de formation avant le 1er octobre 2026.

Les organismes doivent donc être particulièrement attentifs aux dates correspondant à leurs différentes sessions.

Que doivent faire les organismes de formation dès maintenant ?

La première étape consiste à déterminer précisément quelles formations proposées par l'organisme entrent dans le champ du Passeport de prévention.

Il est ensuite recommandé de mettre en place une procédure interne permettant de :

  1. identifier les formations concernées ;
  2. collecter les données nécessaires dès l'inscription du stagiaire ;
  3. contrôler les informations à la fin de la formation ;
  4. effectuer la déclaration dans les délais ;
  5. vérifier que la déclaration a bien été traitée ;
  6. corriger rapidement les éventuelles anomalies.

Cette organisation permet d'éviter de devoir rechercher les informations plusieurs mois après la réalisation d'une session.

Le Passeport de prévention : une nouvelle étape dans la digitalisation de la formation professionnelle

Après la généralisation des démarches dématérialisées liées au CPF, à la certification ou encore au suivi administratif des organismes de formation, le Passeport de prévention constitue une nouvelle évolution importante du secteur.

Pour les organismes spécialisés dans les formations en santé et sécurité au travail, la déclaration des formations devient progressivement une composante à part entière de la gestion administrative des actions de formation.

L'ouverture de l'import en masse depuis le 9 juillet 2026 devrait faciliter cette démarche pour les structures réalisant un volume important de formations.

Mais cette simplification suppose également une bonne organisation des données en amont : plus les informations relatives aux stagiaires et aux formations sont structurées, plus la déclaration sera simple à réaliser.

En résumé

Le Passeport de prévention est désormais une réalité pour les organismes de formation intervenant dans le domaine de la santé et de la sécurité au travail.

Depuis le 1er septembre 2025, les organismes concernés doivent progressivement déclarer les formations entrant dans le dispositif.

Depuis le 9 juillet 2026, deux solutions sont disponibles : la saisie directement sur le portail pour les déclarations limitées et l'import en masse par fichier CSV pour les volumes plus importants.

Pour les organismes de formation, l'enjeu est donc désormais d'intégrer cette nouvelle obligation dans leurs procédures administratives et leurs outils de gestion.

Sources et textes officiels

Passeport de prévention – portail officiel : informations, guides et espace dédié aux organismes de formation.

Décret n° 2025-748 du 1er août 2025 : modalités de déclaration des formations en santé et sécurité au travail dans le Passeport de prévention.

Décret n° 2026-496 du 12 juin 2026 : modification du calendrier et des dispositions transitoires du Passeport de prévention.

Code du travail – article L. 4141-5 : fondement juridique du Passeport de prévention.

Le conseil de CIAO FORMATIONS

Pour les organismes de formation concernés par le Passeport de prévention, l’enjeu est surtout d’anticiper cette nouvelle obligation plutôt que d’attendre le moment de la déclaration.

Il est également recommandé de :

  • vérifier systématiquement les données des bénéficiaires avant toute déclaration ;

  • mettre en place une procédure interne claire pour savoir qui déclare, quand et comment ;

  • Pour un nombre important de stagiaires, utilisez l’import en masse : il permet de transmettre plusieurs déclarations simultanément à l’aide d’un fichier CSV, comparable à un tableau Excel. ;

  • contrôler le statut de chaque déclaration après son envoi et corriger rapidement les éventuelles erreurs ;

  • conserver une traçabilité des déclarations réalisées et des justificatifs correspondants ;

  • suivre régulièrement les évolutions réglementaires du Passeport de prévention, le dispositif étant encore en phase de déploiement.

Le bon réflexe : ne considérez pas le Passeport de prévention comme une formalité à traiter après la formation. Intégrez-le directement dans votre processus administratif, de l’inscription du stagiaire jusqu’à la clôture de la session. Vous gagnerez du temps et limiterez considérablement les risques d’erreur.

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